実務家の道具箱

今日は権利処理をする際の道具について、権利処理手順とともに記してみたいと思います。

※あくまでも、個人的なものですし、手順も各プロジェクトによって大きく変わります。それらの点をご了承頂けましたら幸いです。

1）権利者への電話連絡

道具:ペン、ノートもしくはメモ帳

権利者へ電話連絡するときはどんなに前準備をしていたとしても不測の事態が起きる可能性があります。電話の脇にノート類を置いてから電話をかけます。

とはいえ、場合によっては即データ入力することもありますが、保存ミスなどのこちらの頭がまっ白になる事態が発生することもあるので、紙媒体の安定性に頼ることが多いです。

ちなみに、個人的な好みからペンはジェトストリームがオススメです。それも多色の方。最近は、0.3、0.5、0.7、1.0を使い分けています。0.3は申請書などを手書きする際に、0.5は一筆箋を書くときに、0.7は複写式の書類を書くとき、1.0は宅急便の伝票を書くときに、と使い分けています。が、これは完全に個人の好みです。

電話の時のメモは、マチマチです。

メモ帳の理想は、正方形ブロックで、紙質が良いものを探しているのですが、まだ絶対的なものが見つかっておらず、只今、そんなモ帳を探しながら、ノートを使っています。

2）文書送付

道具:ペン、一筆箋、テープのり、両面テープ、クリアファイル

仕事柄、いろいろな文書を送りますがその際もちょっとした道具が出てきます。

送付状代りの一筆箋。これは以前のブログにもあげました。大体、ボールペンか万年筆で書きます。万年筆はこれまた絶対的なブルーブラック好きでそれ以外の色はプライベートで使うことはあっても、お仕事では皆無です。仕事用の万年筆はPerkerのものを使っていますが、時々Watermanなどの物も使ってみたいなぁと思っています。

諸々送付書類が揃ったら、返信用の封筒を用意します。プロジェクトによって、封筒に糊がついているものと、ついていないものがあるので、後者の場合は封筒に両面テープを貼ります。両面テープは幅の細いよりも太いものの方が勝手がいいです。送付用の封筒にはテープのりで封をすると大量に出すこともあるので、便利です。また、相手先に送るものが多いときはクリアファイルに入れて大封筒で送ります。

ま、どこでも当たり前のことかもしれません。

3）返信受

道具:クリップ、ファイル

申請書などを送付すると、許可書などの書類が返ってきます。返ってきたら、許可書と封筒をクリップで留め保管します。封筒の保管はプロジェクト次第なところもありますが、2週間ぐらいは保管しておくと何かあった時に役立つかもしれません。

クリップにこだわりはないのですが、束ねておくと別の紙が一緒に留まってしまうことが結構あります。あれが解消できるクリップができるといいなぁ、と思います。

そして、最後に道具ではありませんが…。

もし、権利処理をする機会があったら、

提出の有無に関わらず必ず相手の連絡先、交渉経緯を記した台帳を作成しましょう。

後日、絶対役に立ちます。